9 cosas que debes dejar de hacer inmediatamente

Hace tiempo leí el libro La Semana Laboral de 4 horas de Tim Ferris. Tiene cosas bastante interesantes, pero la verdad es que dejé el libro a medias. Una vez explicada las ideas generales, tenía la sensación de que repetía todo una y otra vez. Además, también parecía que el autor era un poco charlatán. En cualquier caso,la verdad es que muchos de esto gurús, aunque tengan cosas positivas, también suelen tener cosas de charlatán.

A pesar de mi pullita a Tim Ferris, también es cierto que dice cosas interesantes y que se pueden aplicar. Por eso, vamos a ver un artículo del blog Farnam Street traducido por mí, en el que se enumeran una serie de cosas que dejar de hacer para ser más productivo .

Todo el texto que hay a continuación, hasta la conclusión, está sacado de este artículo.  Para que su lectura sea más fácil, sólo pondré en cursiva y fondo gris los fragmentos que aparecen de igual forma en el artículo original.

9 Cosas que dejar de hacer para ser más productivo

Más que leer todos esos libros de autoayuda que te dicen qué deberías empezar a hacer para ser más productivo, suele ser mejor fijarse en que deberías dejar de hacer para mejorar tu productividad.

Mirar los problemas del revés se llama inversión, y creo que es un enfoque mejor al habitual. Con esto en mente, Tim Ferris habló recientemente en un podcast sobre las cosas que dejar de hacer. Tim es el autor de un famoso best seller llamado La semana laboral de 4 horas.Ésta es la lista de las 9 cosas que deberías dejar de hacer según Tim.

1. No contestes el teléfono a personas que no conoces

La lógica detrás de esto es que las llamadas de la gente que no conoces suelen suponer una interrupción. Es más, estas llamadas pueden pillarte por sorpresa y ponerte en una mala posición para negociar. Simplemente permite que dejen un mensaje en tu buzón de voz.

2. No mandes emails a primera hora de la mañana ni a última hora de la noche

Scott Adams, el creador de Dilbert dice «Uno de los trucos más importantes para maximizar tu productividad requiere conectar tu estado mental con la tarea que estás haciendo«.

De hecho, conectar tus habilidades con tu mejor momento del día es uno de los mejores cambios que puedes hacer para mejorar tus hábitos de trabajo. Lo que quieres es salir del bucle reactivo. Si mueves la parte creativa y de pensar al comienzo del día, cuando estamos en nuestro mejor momento, tendrás el resto del día para ser reactivo. 

El momento en el que mejor estamos es entres dos horas y media y cuatro horas después de levantarnos. En el libro Sex Sleep Eat Drink Dream: A Day in the Life of Your Body, Jennifer Ackerman explica:

Los estudios muestran que nuestro estado de alerta, nuestra memoria , la habilidad de pensar claramente y de aprender cambian entre un 15% y un 30% a lo largo del día. La mayoría de nosotros estamos en nuestro mejor momento entre dos horas y media y cuatro horas después de levantarnos. Por tanto, para los madrugadores, la concentración, la capacidad de razonamiento y la habilidad de resolver problemas complejos llega a su tope entre las diez de la mañana y el mediodía.

El email es lo que nos hace más reactivos. ¿Cuántas veces has llegado a la oficina, te has dado cuenta de que tenías una hora libre, has abierto el email, y esa hora ha desaparecido del tirón? El email nos hace reactivos. Hay también un aspecto psicológico en todo esto, el email nos ofrece cierto refuerzo. Los emails nos hacen sentir importantes. 

Tim dice que mirar el email por la mañana te cambia el orden de prioridades. Y mirar el email justo antes de acostarse, un hábito que muchos tenemos, impacta en nuestra capacidad para dormir

3. No pongas reuniones que no estén claramente agendadas y que no tengan hora límite

Ésta es mi favorita. Tim dice sobre esto:

Si el resultado que debe salir de la reunión está claramente definido, con un objetivo declarado y una lista de asuntos y preguntas a tratar, ninguna reunión debería durar más de 30 minutos. Pide estas cosas con antelación para que puedas «estar más preparado y hacer un mejor uso del tiempo juntos.»

Si la agenda no está clara, fuerza a la gente para que así sea. Es fácil organizar una reunión, especialmente en grandes empresas. Una persona a la que no se le dejaría decidir qué hacer con 100 dólares de la empresa puede organizar una reunión fácilmente con otras diez personas y hacer un gasto que, teniendo en cuenta lo que vale el tiempo de la gente y lo que cobran por hora, es de mucho más de 100 euros. Establecer una agenda clara facilita el proceso. No sólo las reuniones serán cortas y mejores, si no que habrá menos.

4. Evita que la gente divague

La verdad es que no había pensado en esto antes. Evita las charlas iniciales. Si coges el teléfono di: «Estoy ocupado ahora mismo, pero dime qué sucede«. Eso hace que la gente vaya directamente al asunto.

Tim dice que «una parte importante para conseguir que se hagan las cosas es ir directamente al asunto«. 

5. No mires el email constantemente

En La Tirania del Email, John Freeman explica:

Trabajar a la velocidad del email es como tratar de hacer un mapa topográfico desde un tren de alta velocidad -y las consecuencias para los que trabajadores son profundas. Siendo interrumpidos cada treinta segundos, nuestra atención se dispersa y se fractura en miles de pequeños fragmentos. De esta forma se le niega a la mente la posibilidad de fluir, que es como las ideas creativas y complicadas suceden. De esta forma nos convertimos en gente centrada en tareas, irascible, realmente mala escuchando, pues estamos prestando atención a nuestro ordenador. La bandeja de entrada hace que nuestra lista mental de tareas se vuelva un caos -siempre hay algo nuevo y más urgente que lo que pensábamos que era nuestra prioridad del día. Los emails recibidos llegan por diferentes canales -via email, Facebook, Twitter, mensajes…- El resultado es que al final del día tenemos un par de cientos de emails esperando en nuesta bandeja de entrada.

6. No pases demasiado tiempo con clientes de bajo perfil y alto mantenimiento

Aunque Tim no extiende este concepto a la gente en general, todos tenemos a gente a nuestro alrededor que consume mucho de nuestro tiempo pero que no nos retorna nada de valor. Puedes minimizar esta relaciones -insanas.

 7. Fíjate tareas para no trabajar de más

Ferris sugiere definir «una o dos cosas importantes que hacer cada día, antes de la hora de la cena del día siguiente«. Dedícate a eso que te has fijado a primera hora de la mañana.

Si no sabes tus prioridades todo parecera importante y urgente, y esa es la receta para el desastre. El punto justo está en sentirse ocupado, pero no agobiado.

8. No lleves el teléfono contigo 24 horas a la semana 7 días a la semana

Tim llama a esto la «atadura digital». Odio decírtelo, pero todo apunta a que no eres tan importante.

9. No permitas que el trabajo anule tus relaciones de fuera del trabajo

Tim dice:

Trabajar no es todo en la vida. Tus compañeros de trabajo no deberían ser tus únicos amigos. Organiza tu vida y trata de mantenerla de la misma forma que lo harías con una reunión importante. Nunca te digas a ti mismo: «ya lo haré este fin de semana».

El trabajo te consume todo el tiempo que le des. Es la ley de Parkinson. Cuando le das mucho tiempo, te consumirá mucho tiempo. Dale menos tiempo al trabajo, y serás más competitivo.

Conclusión:

Aunque hay algunas cosas con las que no estoy de acuerdo, lo cierto es que en algunos puntos Tim Ferris tiene razón. Por ejemplo, en lo que a las relaciones se refiere. Cuando tenía mi negocio, los clientes más pesados fueron los que menos dinero me dejaron. Cuando llegado un momento tenía clientes que más o menos me suponían un ingreso de forma periódica, decidí no aceptar a algunos clientes a los que se les veía venir.

También me parece interesante lo de no ser interrumpidos y poder fluir. Nos pasamos el día reaccionando, y así no se puede crear nada. Al final, sólo hay tiempo para pensar tranquilamente cuando se está en la cama. Y a la cama se le pueden dar muchos usos, pero pensar no debería estar entre ellos.

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